I. Giới thiệu chung
Phòng Đào tạo và Công tác học viên là đơn vị chức năng cấp phòng thuộc Học viện Tư pháp, có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Học viện tổ chức thực hiện công tác tuyển sinh, quản lý đào tạo, in, cấp phát chứng chỉ tốt nghiệp và công tác chính trị, tư tưởng, học tập, rèn luyện, thi đua, khen thưởng đối với các lớp đào tạo các chức danh tư pháp, bổ trợ tư pháp của Học viện.
II. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan thuộc Học viện xây dựng dự thảo các đề án, dự án, kế hoạch, quy định, quy chế hoặc các văn bản khác thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Phòng trình Giám đốc Học viện ban hành hoặc để Giám đốc Học viện trình cấp có thẩm quyền ban hành và tổ chức thực hiện sau khi được ban hành; tham gia xây dựng, góp ý các dự thảo đề án, dự án, chương trình, kế hoạch, văn bản của Học viện hoặc của cơ quan có thẩm quyền theo phân công của Giám đốc Học viện.
2. Về công tác tham mưu chiến lược phát triển đào tạo:
a) Tham mưu cho Giám đốc Học viện xây dựng chiến lược đào tạo, mở các ngành, chuyên ngành, chương trình đào tạo và phương thức đào tạo, liên kết đào tạo của Học viện;
b) Phối hợp với các Khoa xây dựng mục tiêu, chương trình và phương pháp đào tạo trình Giám đốc Học viện xem xét quyết định; tham gia xây dựng các đề án, chương trình đào tạo mới của Học viện, mở các chương trình, mã ngành đào tạo mới theo yêu cầu của quá trình hội nhập khu vực và thế giới cũng như nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực cho đất nước trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Học viện;
c) Phối hợp với các Khoa, Bộ môn và các đơn vị chức năng nghiên cứu đổi mới, hoàn thiện mục tiêu, chương trình, giáo trình, cơ cấu kiến thức đào tạo phù hợp với chiến lược phát triển đào tạo của Học viện.
3. Về công tác tuyển sinh các chương trình đào tạo:
a) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan thuộc Học viện xây dựng kế hoạch đào tạo, kế hoạch tuyển sinh hàng năm, hàng quý của Học viện và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, kế hoạch tuyển sinh sau khi được phê duyệt;
b) Thực hiện các hoạt động giới thiệu, tư vấn tuyển sinh; dự thảo và phát hành Thông báo tuyển sinh các lớp đào tạo theo kế hoạch tuyển sinh hàng năm của Học viện, các văn bản của Học viện về việc liên kết mở lớp ở địa phương; chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan xây dựng dự thảo và trình Giám đốc Học viện ký hợp đồng liên kết đào tạo;
c) Xây dựng, quản lý, phát hành, thu nhận hồ sơ tuyển sinh phù hợp với từng đối tượng, chương trình đào tạo theo quy định và phân cấp quản lý;
d) Kiểm tra điều kiện tuyển sinh của người học; lập danh sách, dự thảo báo cáo họp Hội đồng tuyển sinh và tham mưu với Giám đốc Học viện tổ chức tuyển sinh các lớp đào tạo theo quy định;
đ) Thông báo kết quả tuyển sinh và phát hành Thông báo nhập học; chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức tiếp nhận học viên trúng tuyển;
e) Xây dựng, trình Lãnh đạo Học viện ban hành Quyết định mở lớp; tổ chức bố trí và sắp xếp lớp học theo quy định phân cấp quản lý;
g) Phối hợp với các đơn vị liên quan thu, nộp tiền dịch vụ xét tuyển, thi tuyển theo quy định;
h) Tham mưu với Giám đốc Học viện trả lời kiến nghị, khiếu nại, thắc mắc của người học liên quan đến công tác tuyển sinh;
i) Quản lý và lưu trữ hồ sơ trúng tuyển của học viên theo quy định.
4. Về công tác quản lý đào tạo:
a) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng kế hoạch giảng dạy và học tập, lịch học/lịch thi đối với các lớp được giao quản lý, trình Lãnh đạo Học viện phê duyệt; bố trí phòng học đối với các lớp được giao quản lý;
b) Kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch đào tạo; kiểm tra việc thực hiện Quy chế đào tạo; đề xuất bổ sung, thay đổi các quy định cho phù hợp với quy định của pháp luật và tình hình thực tiễn của Học viện;
c) Tổ chức cho người học đăng ký khối lượng học tập theo hệ thống tín chỉ; tập huấn các cố vấn học tập để nắm vững quy định về quản lý người học và tư vấn cho người học trong quá trình học tập;
d) Tổ chức kiểm tra việc thực hiện thời khoá biểu (lịch học); xác nhận việc thực hiện kế hoạch giảng dạy của giảng viên theo quy định phân cấp quản lý;
đ) Nhận bảng điểm, tổng hợp, xử lý kết quả học tập và quản lý kết quả học tập của người học; tham gia kiểm tra, giám sát dữ liệu nhập điểm của các đơn vị; giải quyết các đơn từ, yêu cầu về sửa điểm, chuyển điểm, bảo lưu điểm của người học; quét bảng điểm đưa lên Cổng thông tin điện tử nội bộ của Học viện; lưu trữ bảng điểm theo quy định của Học viện;
e) Tiếp nhận đơn và giải quyết cho người học được tạm ngừng học, nghỉ học tạm thời và bảo lưu kết quả học tập, thôi học, trở lại học, học lại cùng khóa sau, chuyển chương trình đào tạo, chuyển lớp; lập danh sách học viên được học tiếp, học lại, ngừng học, thôi học theo quy định phân cấp quản lý;
g) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xét điều kiện dự thi kết thúc học phần; hoàn thiện điểm và danh sách học viên tốt nghiệp; xếp loại học viên tốt nghiệp cho các khoá đào tạo; dự thảo báo cáo họp Hội đồng xét công nhận tốt nghiệp và tham mưu với Lãnh đạo Học viện về xét tốt nghiệp đối với học viên đào tạo theo hệ thống tín chỉ; trình Giám đốc Học viện về danh sách công nhận tốt nghiệp;
h) Tổ chức khai giảng, bế giảng các khoá đào tạo và tổ chức phổ biến Quy chế đào tạo cho người học đối với các lớp được giao quản lý;
i) Cung cấp, đăng tải thông tin về đào tạo và quản lý đào tạo lên Cổng thông tin điện tử nội bộ của Học viện;
k) Tham mưu, trình Giám đốc Học viện xét và ký ban hành các quyết định khen thưởng, kỷ luật người học.
5. Về quản lý, in, cấp phát văn bằng, chứng chỉ tốt nghiệp:
a) In Chứng chỉ tốt nghiệp, Giấy Chứng nhận tốt nghiệp và Bảng điểm, trình Giám đốc Học viện ký các loại văn bằng, chứng chỉ tốt nghiệp;
b) In và cấp bản sao Chứng chỉ từ sổ gốc, Bảng điểm và Giấy chứng nhận kết quả học tập;
c) Quản lý thông tin văn bằng, chứng chỉ; chứng nhận và xác nhận thông tin văn bằng, chứng chỉ; xác minh tính hợp pháp về văn bằng, chứng chỉ của người học.
6. Về công tác chính trị, tư tưởng và rèn luyện:
a) Tham mưu và tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác giáo dục chính trị, tư tưởng, đạo đức, các hoạt động văn hóa nghệ thuật, phòng chống ma túy và các tệ nạn xã hội của người học trong Học viện;
b) Tham mưu với Giám đốc Học viện hướng dẫn, quy định cụ thể hóa quy chế, quy định về người học để áp dụng trong Học viện;
c) Nắm bắt kịp thời tình hình tư tưởng của người học để đề xuất các chủ trương, biện pháp và kế hoạch giáo dục chính trị, tư tưởng;
d) Tổ chức học tập nghị quyết, đường lối, chính sách của Đảng, sinh hoạt chính trị đầu khóa, cuối khóa và đầu năm cho người học (nếu có);
đ) Phối hợp với các đơn vị, đoàn thể của Học viện phát động các phong trào thi đua liên quan đến công tác giảng dạy, học tập, tu dưỡng, rèn luyện của người học, xây dựng môi trường giáo dục lành mạnh;
e) Tổ chức giáo dục ngoại khóa theo các chuyên đề đối với người học.
7. Về công tác quản lý học viên:
a) Chủ trì theo dõi giờ lên lớp của người học; phối hợp với đơn vị có chức năng liên quan theo dõi, đánh giá ý thức học tập, rèn luyện của người học;
b) Quản lý, bảo quản và lưu giữ toàn bộ hồ sơ của người học trong quá trình học tập theo quy định của pháp luật; xác nhận các giấy tờ cho người học, cấp thẻ học viên cho người học;
c) Phối hợp với các Khoa, đơn vị có liên quan tham mưu với Giám đốc Học viện tổ chức các lớp học, phân công cán bộ quản lý lớp/khóa, chỉ định Ban cán sự lâm thời các lớp;
d) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan tham mưu với Giám đốc Học viện giải quyết việc thực hiện chế độ, chính sách đối với người học như: miễn, giảm học phí, cấp học bổng theo chế độ, học bổng khuyến khích theo quy định của Nhà nước và của Học viện;
đ) Tổ chức các buổi đối thoại định kỳ, đột xuất giữa Lãnh đạo Học viện với người học; chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan đề xuất giải quyết đơn thư của học viên theo quy định và phân công của Giám đốc Học viện;
e) Phối hợp với Phòng Quản trị tổ chức triển khai thực hiện công tác quản lý người học nội trú, ngoại trú theo quy định;
g) Phối hợp với các Khoa chuyên môn, các đơn vị có liên quan quản lý người học là người nước ngoài;
h) Tư vấn cho người học trong việc học tập, sinh hoạt.
8. Thực hiện chế độ thông tin, thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao có liên quan đến công tác tuyển sinh, đào tạo với Giám đốc Học viện và cơ quan có thẩm quyền.
9. Đề xuất và tổ chức thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số và công tác truyền thông trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Phòng theo chương trình, kế hoạch của Học viện.
10. Quản lý viên chức, người lao động của Phòng theo quy định của pháp luật và quy định của Học viện; thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, cải cách hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh mạng, quy chế dân chủ ở cơ sở, phòng chống tham nhũng, tiêu cực theo quy định pháp luật và quy định của Học viện.
11. Thực hiện công tác tài chính, kế toán, quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết bị được giao theo quy định của pháp luật và quy định của Học viện.
12. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định hoặc phân công của Giám đốc Học viện.
III. Cơ cấu tổ chức
1. Cơ cấu tổ chức của Phòng gồm:
a) Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng. Số lượng Phó Trưởng phòng thực hiện theo quy định pháp luật.
b) Các viên chức chuyên môn nghiệp vụ và lao động hợp đồng theo quy định của pháp luật.
2. Vị trí việc làm và số lượng người làm việc, số lượng lao động hợp đồng của Phòng do Giám đốc Học viện quyết định.