I. Giới thiệu chung:
Phòng Hành chính, Quản trị và Đối ngoại là đơn vị chức năng cấp phòng thuộc Học viện Tư pháp, có chức năng tham mưu tổng hợp và giúp Giám đốc Học viện thực hiện công tác hành chính, tổng hợp, mua sắm, quản lý, sử dụng tài sản, cơ sở vật chất, quản trị, đối ngoại, văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước của Học viện.
II. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan thuộc Học viện xây dựng dự thảo các đề án, dự án, kế hoạch, quy định, quy chế hoặc các văn bản khác thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Phòng trình Giám đốc Học viện ban hành hoặc để Giám đốc Học viện trình cấp có thẩm quyền ban hành và tổ chức thực hiện sau khi được ban hành; tham gia xây dựng, góp ý các dự thảo đề án, dự án, chương trình, kế hoạch, văn bản của Học viện hoặc của cơ quan có thẩm quyền theo phân công của Giám đốc Học viện.2. Công tác hành chính, tổng hợp:
a) Tham mưu, giúp Giám đốc Học viện tổng hợp, xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch công tác năm và kế hoạch công tác khác của Học viện thuộc lĩnh vực chuyên môn của Phòng; theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc Học viện thực hiện kế hoạch công tác của Học viện và phối hợp thực hiện kế hoạch công tác năm của các đơn vị thuộc Bộ có liên quan tới Học viện; tổng hợp, đánh giá tình hình, kết quả thực hiện các kế hoạch công tác báo cáo Lãnh đạo Bộ Tư pháp;
b) Giúp Giám đốc Học viện thẩm định kế hoạch công tác năm của các đơn vị thuộc Học viện; chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan thuộc Học viện tổ chức góp ý kế hoạch công tác năm của các đơn vị liên quan thuộc Bộ Tư pháp;
c) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị xây dựng báo cáo công tác tháng, quý, năm của Học viện; thực hiện báo cáo thống kê theo lĩnh vực, nhiệm vụ được giao; theo dõi, cập nhật tình hình thực hiện nhiệm vụ được Lãnh đạo Bộ giao trên Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu theo dõi nhiệm vụ Lãnh đạo Bộ giao;
d) Tham mưu, giúp Giám đốc Học viện phối hợp với Văn phòng Bộ Tư pháp và các đơn vị liên quan xây dựng dự thảo Kết luận của Lãnh đạo Bộ Tư pháp về những nội dung liên quan đến Học viện; đôn đốc các đơn vị thuộc Học viện thực hiện kết luận của Lãnh đạo Bộ Tư pháp;
đ) Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị, cá nhân thuộc Học viện xây dựng dự thảo kết luận của Lãnh đạo Học viện; đôn đốc các đơn vị thực hiện kết luận của Lãnh đạo Học viện;
e) Xây dựng dự thảo quyết định đi công tác của Lãnh đạo Học viện; thực hiện thủ tục cấp giấy giới thiệu và giấy đi đường cho viên chức, người lao động, học viên; thực hiện sao y bản chính, trích sao hoặc sao lục theo quy định của pháp luật; xác nhận chữ ký của viên chức, người lao động thuộc Học viện; ký thừa lệnh các văn bản do Giám đốc Học viện giao;
g) Lập lịch công tác hằng tuần của Lãnh đạo Học viện và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử nội bộ Học viện; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện lịch công tác này;
h) Thực hiện công tác lễ tân của Học viện, tiếp đón hoặc phối hợp tiếp đón các đoàn khách trong nước và quốc tế; tham mưu với Lãnh đạo Học viện việc điều phối các sự kiện, hội nghị, hội thảo, tọa đàm của Học viện; chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan thuộc Học viện chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự kiện của Học viện theo sự phân công của Lãnh đạo Học viện;
i) Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu để Lãnh đạo Học viện đi công tác hoặc tham dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo;
k) Làm đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ giữa Học viện với các cơ quan cấp trên, các Bộ, Ngành, địa phương và các cơ quan, tổ chức khác;
l) Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc, Quy chế văn hóa công sở, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Nội quy bảo vệ bí mật nhà nước của Học viện theo quy định.
2. Công tác mua sắm, quản lý, sử dụng tài sản, cơ sở vật chất, quản trị và bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc cho hoạt động của Học viện:
a) Tham mưu với Giám đốc Học viện công tác đầu tư, xây dựng, cải tạo cơ sở vật chất, công trình xây dựng, mua sắm, thuê, quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở vật chất, tài sản, công cụ, dụng cụ, phương tiện, trang thiết bị, vật tư văn phòng phục vụ cho việc giảng dạy, làm việc và học tập của viên chức, người lao động và người học của Học viện theo quy định của pháp luật, quy định của Bộ Tư pháp;
b) Tổng hợp, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc mua sắm, tiếp nhận, duy tu, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, phương tiện, trang thiết bị, triển khai dự án đầu tư, xây dựng, cải tạo cơ sở vật chất, công trình xây dựng phục vụ hoạt động của Học viện theo quy định của pháp luật, trừ việc bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa trang thiết bị, phần mềm hệ thống tin học, công nghệ thông tin và nhiệm vụ, quyền hạn được phân cấp cho Cơ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh;
c) Chủ trì hoặc phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán và các đơn vị có liên quan thuộc Học viện tổ chức thực hiện việc kiểm kê, thanh lý tài sản của Học viện theo quy định của pháp luật và quy định của Học viện;
d) Thực hiện quản lý, vận hành các loại máy móc, thiết bị các tòa nhà, giảng đường, hội trường, phòng họp, phòng hội thảo, trạm điện, thang máy, trạm bơm và các loại máy móc, phương tiện, trang thiết bị khác phục vụ hoạt động chung của Học viện tại trụ sở Hà Nội đảm bảo an toàn theo quy định của pháp luật;
đ) Tổ chức in ấn, quản lý phôi bằng, phôi giấy chứng nhận, phôi chứng chỉ, giấy thi, bìa hồ sơ, các loại giấy tờ, vật phẩm khác phục vụ hoạt động đào tạo, bồi dưỡng của Học viện; tiếp nhận, quản lý quà tặng, vật phẩm lưu niệm của Học viện;
e) Tiếp nhận, bố trí chỗ ở, cấp phát đồ dùng theo quy định cho học viên có nhu cầu đăng ký vào ở ký túc xá; kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy định ký túc xá; phối hợp với cơ quan có thẩm quyền làm thủ tục đăng ký tạm trú; phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức các hoạt động phục vụ đời sống văn hóa, tinh thần cho học viên ở ký túc xá tại trụ sở Hà Nội;
g) Quản lý, điều phối sử dụng xe ô tô, đảm bảo phương tiện đi công tác phục vụ viên chức, người lao động theo quy định của pháp luật và quy định của Học viện tại trụ sở Hà Nội;
h) Quản lý, giám sát, thực hiện công tác bảo vệ giữ gìn an ninh, trật tự; công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh bảo đảm cảnh quan trong khuôn viên trụ sở làm việc của Học viện tại Hà Nội;
i) Tham mưu, giúp Giám đốc Học viện tổ chức thực hiện công tác dân quân tự vệ, an ninh, quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn cứu hộ của Học viện tại trụ sở Hà Nội theo quy định của pháp luật.
3. Công tác đối ngoại:
a) Tham mưu, giúp Giám đốc Học viện xây dựng chương trình, kế hoạch dài hạn, hằng năm của Học viện Tư pháp trong công tác đối ngoại;
b) Tham mưu, giúp Giám đốc Học viện xây dựng, tổ chức ký kết, tổ chức thực hiện các chương trình, dự án hợp tác của Học viện trong và ngoài nước;
c) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng, trình Giám đốc Học viện kế hoạch cử đoàn ra, đón đoàn vào và tổ chức thực hiện kế hoạch đó sau khi được phê duyệt;
d) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan thuộc Học viện thực hiện việc chuẩn bị nội dung, phiên dịch, lễ tân, khánh tiết để Lãnh đạo Học viện đón tiếp và làm việc với các đoàn khách ở trong và ngoài nước theo quy định;
đ) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng dự thảo kế hoạch, chương trình và dự án hợp tác quốc tế; soạn thảo các dự thảo văn bản về hợp tác quốc tế của Học viện; tổ chức triển khai, theo dõi và báo cáo Lãnh đạo Bộ phụ trách và Giám đốc Học viện việc thực hiện kế hoạch, chương trình và dự án hợp tác quốc tế của Học viện;
e) Là đầu mối cung cấp thông tin về hoạt động của Học viện cho báo chí hoặc cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật;
g) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan thuộc Học viện giúp Giám đốc Học viện thực hiện thăm hỏi hiếu, hỷ đối với các đơn vị, cá nhân bên ngoài có mối quan hệ với Học viện;
h) Thực hiện các hoạt động khác trong công tác đối ngoại được Lãnh đạo Học viện giao.
4. Công tác văn thư, lưu trữ:
a) Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, thông tin liên lạc và bảo mật thông tin, tài liệu theo quy định của pháp luật và của Bộ Tư pháp; tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển giao văn bản đến Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân trong Học viện; tiếp nhận giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác;
b) Tham mưu, giúp Giám đốc Học viện về việc làm chứng thư số và chữ ký số; quản lý con dấu của Học viện và bộ tên khắc của Lãnh đạo Học viện; đóng dấu văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ tục hành chính;
c) Tiếp nhận, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của các đơn vị trước khi trình Lãnh đạo Học viện ký, phê duyệt; kiểm tra thủ tục trong việc ban hành văn bản hành chính của Học viện;
d) Phát hành các văn bản, quyết định, chỉ đạo, thông báo của Lãnh đạo Học viện đến các đơn vị và cá nhân trong toàn Học viện;
đ) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật thông tin, tài liệu và việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành của Bộ Tư pháp tại Học viện;
e) Tổ chức quản lý, lưu giữ, bảo quản, hỗ trợ khai thác hồ sơ, tài liệu do các đơn vị thuộc Học viện giao nộp vào lưu trữ của Học viện theo quy định của pháp luật, quy định của Bộ Tư pháp và của Học viện.
5. Công tác bảo vệ bí mật nhà nước:
a) Tham mưu giúp Giám đốc Học viện tổ chức thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước của Học viện theo quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước, quy định của Bộ Tư pháp, Bộ Công an và của Học viện;
b) Quản lý, bảo đảm an toàn các trang thiết bị và cơ sở vật chất được giao để thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước tại trụ sở Học viện theo đúng quy định của pháp luật;
c) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị, tổ chức thuộc Học viện thực hiện thu hồi tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước khi viên chức, người lao động được phân công quản lý bí mật nhà nước thôi việc, chuyển công tác, nghỉ hưu, từ trần hoặc vì lý do khác mà không được phân công tiếp tục quản lý bí mật nhà nước;
d) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị, tổ chức thuộc Học viện xây dựng báo cáo của Học viện về công tác bảo vệ bí mật nhà nước;
đ) Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước của các đơn vị thuộc Học viện theo quy định.
6. Là đầu mối tham mưu, tổ chức thực hiện hoạt động truyền thông, phổ biến, tuyên truyền, giáo dục pháp luật của Học viện.
7. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Học viện tham mưu, giúp Giám đốc Học viện thực hiện cải cách hành chính, cải cách tư pháp, xây dựng và tổ chức thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Việt Nam (quy trình ISO) của Học viện.
8. Thực hiện công tác thông tin, thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ và đột xuất về các lĩnh vực công tác thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Phòng theo quy định của pháp luật và yêu cầu của Giám đốc Học viện.
9. Đề xuất và tổ chức thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Phòng theo chương trình, kế hoạch của Học viện.
10. Quản lý viên chức, người lao động của Phòng theo quy định của pháp luật và quy định của Học viện; thực hiện công tác thi đua - khen thưởng, cải cách hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh mạng, quy chế dân chủ ở cơ sở, phòng chống tham nhũng, tiêu cực theo quy định pháp luật và quy định của Học viện.
11. Thực hiện công tác tài chính, kế toán, quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết bị được giao theo quy định của pháp luật và quy định của Học viện.
12. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định hoặc phân công của Giám đốc Học viện.
III. Cơ cấu tổ chức, biên chế và số lượng người lao động
1. Cơ cấu tổ chức của Phòng gồm:
a) Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng. Số lượng Phó Trưởng phòng thực hiện theo quy định pháp luật.
b) Các viên chức và lao động hợp đồng theo quy định của pháp luật.
2. Vị trí việc làm và số lượng người làm việc, số lượng lao động hợp đồng của Phòng do Giám đốc Học viện quyết định theo quy định.